You are here

Methodologie om de corona-exit te organiseren

Onze methodologie is georganiseerd in 4 stappen

In een context waar elke werkgever specifieke maatregelen moest nemen en hierover moest communiceren - en wetend dat de persoonlijke situatie van elke werknemer erg verschillend is -, kan de manier waarop de crisis beleefd en aangepakt wordt in de onderneming een impact hebben op de terugkeer naar de werkplek na de lockdown.

Om de heropstart optimaal voor te bereiden (en eventuele lockdownperiodes in de toekomst), moeten de zwakten én de sterkten van het crisisbeheer onder de loep genomen worden. Dat moet ook gebeuren voor parameters die problemen gaven (werkrelaties, uitrusting, communicatie...) en wrevel of frustraties kunnen veroorzaken. Want dit kan de relatie werkgever-werknemer of de verhoudingen tussen de werknemers verzuren.

Hoe beleefden de teams het crisisbeheer? Hoe werd met spanningen omgegaan?

Verder is het ook cruciaal om te peilen naar de specifieke kenmerken en moeilijkheden van de organisatie in de context van de coronapandemie om er rekening mee te houden wanneer de lockdown wordt beëindigd.

Deze fase is een absolute must bij de voorbereiding van de corona-exit. Dit is het moment om te luisteren naar de werknemers en om de centrale functies te betrekken bij deze denkoefening (directie, management, preventieadviseur, werknemersvertegenwoordigers, vertrouwenspersonen, arbeidsarts...).

Coördinatie – projectteam

Het is van belang dat deze fase collectief gebeurt. Dit is ook het moment om een projectteam samen te stellen (en/of een coördinator aan te stellen) dat de zaak in handen neemt en het project voor de corona-exit behoorlijk opvolgt.
Want de strategie voor de corona-exit dient coherent en proactief gedragen te worden door interne partijen (functies, comités...) en met de hulp van externe spelers.

Specifieke zaken om rekening mee te houden:

  • Sociaal overleg in uw onderneming: Het is cruciaal om regelmatig overleg te plegen over de (te nemen) maatregelen met de raad van bestuur, het comité voor preventie en bescherming op het werk, de vakbondsafvaardiging en de werknemers zelf, in functie van hun respectievelijke rollen. Dat overleg moet zo snel mogelijk plaatsvinden en vóór een eventuele heropstart.
  • De expertise die intern en extern beschikbaar is, zoals uw preventieadviseur en de mensen van uw externe dienst voor preventie en bescherming.

 

Hulpmiddelen :

Tool voor analyse van de situatie: beleving en aanpak van de crisis, lockdownmaatregelen en de impact ervan.

 

 

 

Die strategie moet de verschillende aspecten van welzijn op het werk belichten. Verder moet die strategie leesbaar, helder en anticipatief zijn en aan elke persoon in de organisatie meegedeeld worden.

 

1.   Kennis nemen van de maatregelen op overheids- en sectorniveau

Na de analyse van de situatie en de aanstelling van uw projectteam dient u zeker de laatste versie van de overheids- en sectormaatregelen door te nemen die betrekking hebben op uw onderneming.

Daarbij moet u:

  • Zich houden aan de maatregelen die gelden op de voorziene datum van het einde van de lockdown voor uw onderneming.
  • De overheidsmaatregelen en de wetgeving m.b.t. welzijn op het werk naleven.
  • De specifieke maatregelen van toepassing op uw sector naleven.

Hulpmiddelen

https://werk.belgie.be/nl/nieuws/update-coronavirus-preventiemaatregelen-en-arbeidsrechtelijke-gevolgen

 

2.   Bepalen van doelstellingen en fasen

Op basis van de geldende overheids- en sectormaatregelen waarvan u op de hoogte bent, kunt u:

  • De doelstellingen voor de corona-exit voor uw organisatie identificeren.
  • Het type exit voor uw onderneming kiezen (omzetting van doelstellingen naar strategie): totaal, gedeeltelijk, geleidelijk... De prioritair vrij te geven activiteiten en afdelingen.
  • De types werknemers in uw onderneming identificeren (functies, risicogroepen, enz.) Wie mag heropstarten? Onder welke voorwaarden? Welke alternatieven voor de anderen?

 

 3.   Opstellen van een verbintenisverklaring

Dit document moet opgesteld worden door de werkgever en dient om de werknemers van de onderneming gerust te stellen. Want in deze bijzondere periode is het belangrijk om blijk te geven van uw engagement om ervoor te zorgen dat de werknemers in alle veiligheid kunnen werken in de onderneming.

 

4.   Informeren en communiceren

Het is belangrijk dat u communiceert op het juiste moment (vóór het heropstarten en ook gedurende de eerste weken) en telkens de juiste boodschappen overbrengt.

De informatie moet toegankelijk en goed zichtbaar zijn.

Daartoe dient u:

  • Een communicatieplan op te stellen

- Wat communiceren? Naast de maatregelen voor de corona-exit zullen de werknemers informatie nodig hebben over de impact van de crisis op de organisatie.

- Waarom? Geruststellen, motiveren, responsabiliseren, informeren, betrekken, opnieuw een band creëren...

- Voor wie? Medewerkers, begunstigden, partners, klanten, leveranciers...

- Wanneer? Het is belangrijk dat u regelmatig communiceert en de informatie steeds opnieuw bijstuurt afhankelijk van de veranderende context. Hoe onzekerder de situatie, hoe belangrijker het is om in alle transparantie te communiceren door bijvoorbeeld te melden dat een bepaalde informatie nog niet beschikbaar is maar later doorgegeven zal worden.

- Welke kanalen gebruiken, of combineren?

Bv.: schriftelijke informatie (via affiche of via e-mail), vragen beantwoorden via de HL, contactpersoon voor eventuele vragen... afficheren van hygiënemaatregelen, uitdelen van PBM's en herhalen hoe ze te dragen...

  • Het corona-exitbeleid voorleggen aan de betrokken overlegorganen.
  • Ervoor zorgen dat elke manager de maatregelen kent, ze aanpast aan de activiteiten en specifieke kenmerken van zijn afdeling/team en ze toepast.
  • Uw werknemers opleiden en informeren over de risico's en de preventiemaatregelen die u invoert.

 

Hulpmiddelen

OneManagement - Consultancy:

https://www.onemanagement.be/nl/diensten/advies

 

5.   Actiegebieden

Om het dossier te kunnen uitwerken met de strategie voor het heropstarten, dient u zeker overleg te plegen over de volgende 10 thema's voor een optimale voorbereiding.

De corona-exit in de onderneming hangt af van vele externe factoren, zowel collectief (besluiten van de overheid en de sector bv.) als individueel (immuniteit, gezinslogistiek...). Het is dus weinig waarschijnlijk dat de vooropgestelde maatregelen niet meer zullen veranderen of er geen uitzondering meer zal zijn. Het corona-exitplan moet dus continu herzien en aangepast worden in functie van deze factoren.

Via die beoordeling kunnen de maatregelen constant aan de evolutie van de situatie aangepast worden. Daarom is die beoordeling zo belangrijk.

En daarom is het ook essentieel dat het projectteam sturingsindicatoren ontwikkelt en toeziet op de follow-up ervan.

Die beoordeling moet dynamisch zijn en regelmatig plaatsvinden tijdens de eerste weken van de heropstart, zodat de organisatie die maatregelen constant kan bijsturen zonder te moeten wachten.

Worden de maatregelen nageleefd? Zijn ze pertinent? Deze vragen zijn van doorslaggevend belang voor het succes van de corona-exit.